PKN
Protestantse Gemeente Zutphen
 
ZWO werkwijze ZWO werkwijze

Jaarverslag
Jaarverslag 2017
Jaarverslag 2016
Jaarverslag 2015
Jaarverslag 2014

Strategie
Gemeenteleden zijn onze principiële doelgroep, en om die doelgroep te bereiken is communicatie/voorlichting onze kernactiviteit. Daarnaast besteden de werkgroepleden veel tijd aan het projectbeheer, ook een vorm van communicatie, maar dan gericht op het buitenland.
 
Communicatie/voorlichting
Er staan ons diverse communicatiekanalen ter beschikking:

  • Informatie plaatsen in het kerkblad "Op Weg" en de website
  • Informatie laten opnemen in de afkondigingen voor de kerkdienst
  • Exposities in de kerkgebouwen
  • Groepsbijeenkomsten rond een specifiek thema
  • Persoonlijke gesprekken voor of na de dienst en/of vergaderingen
  • Voorbede aanvragen 
De keuze van een communicatiekanaal hangt af van het beoogde doel. Wanneer alleen maar overdracht van informatie wordt beoogd, kan worden volstaan met een keuze uit Op Weg of de Kerkbrief. Soms wordt een combinatie gepland, bijv een nieuwsbrief plaatsen in Op Weg en uitdelen na de kerkdienst. Wanneer beoogd wordt om ook de opinies of de houding van gemeenteleden over een bepaalde actualiteit  te veranderen, zal meer worden gekozen voor een groepsactiviteit, waar ruimte is om als gemeenteleden met elkaar van gedachte te kunnen wisselen En waar gewenst kan dit uitmonden in persoonlijke gesprekken tussen gemeenteleden of met de werkgroepleden.

Projectbeheer
Projectbeheer moet leiden tot een doelmatige inzet van middelen en fondsen, ophalen van collectes en particuliere bijdragen. De werkgroep hanteert twee sporen van projectbeheer en zij streeft naar een gelijke verdeling van fondsen over deze twee sporen: 50% via Kerk in Actie en 50% naar eigen projecten.
 
Het ene spoor loopt via uitbesteding aan Kerk in Actie. Via haar netwerk van partnerorganisaties worden levensvatbare ideeën beoordeeld en omgezet in een project. Kerk in Actie stelt dan een projectlijst samen waaruit  donoren, zoals de Protestantse Gemeente Zutphen, projecten kunnen kiezen om te financieren. Het feitelijke projectbeheer is dan in handen van Kerk in Actie en die verantwoordt dit naar de donor middels rapportages en informatie.
 
Het andere spoor is dat van (kleinschalige) projecten in eigen beheer. De ZWO- werkgroep heeft dan zelf de contacten met plaatselijke organisaties in het buitenland. Vaak zijn deze contacten ontstaan via persoonlijke relaties ter plekke met één van onze gemeenteleden. De relatie begint meestal met een plaatselijk initiatief ter verbetering van leefomstandigheden, dat bezoekers vanuit onze gemeenschap geraakt heeft en dit meenemen naar de ZWO- werkgroep ter overweging. De werkgroep toetst het idee/plan, of het past in haar doelstellingen, criteria en financieel plafond. De werkgroep wil een concreet plan zien en vaak zijn een aantal aanvullingen gewenst die worden opgevraagd via de afgesproken contactpersoon. De belangrijkste overwegingen in een toetsing:
  • Is er een actieve koppeling via een contactpersoon naar onze eigen kerkgemeenschap?
  • Is er een duidelijk beeld van doel, doelgroep, activiteiten en begroting?
  • Past het voorstel/plan in ons beeld van levensvatbare hulpverlening? 
  • Alleen aanvragen op projectbasis worden in overweging genomen. Individuele aanvragen vallen buiten het werkveld van deze commissie
Bij een positieve overweging tot financiering zal de aangewezen contactpersoon de projectinformatie administratief verwerken en ordenen in een database. De werkgroep maakt maximaal gebruik van mogelijkheden om van gedachten te wisselen met mensen uit het ‘veld’ en om zulke personen in te schakelen in een presentatie tijdens en na een kerkdienst.

Organisatie
Voor het organiseren van activiteiten houden we een aantal uitgangspunten in het oog:
  • Inzet op basis van vrijwilligheid
  • Werkgroepleden zijn soms tijdelijk afwezig
  • Hoog percentage oudere leeftijdscategorieën in de doelgroep
  • Werken op twee locaties: de Sint Walburgis en de Wijngaard
De organisatie is daarop aangepast. Voor een deel houden we vast aan routinewerk, zodat niet steeds alles uitvoering herbesproken hoeft te worden. We werken met een korte termijnplanning. We proberen zoveel mogelijk onderling uitwisselbaar te zijn en het waarnemen van bepaalde functies gebeurt met grote flexibiliteit. Besluitvorming gebeurt non-directief, op basis van unanimiteit met alleen degenen die aanwezig zijn. Vergaderingen worden gehouden volgens een agenda, inclusief een geloofsoverdenking, notulen en andere noodzakelijke bijlagen. Tegelijk hebben de vergaderingen ook een informeel karakter, er is tijd voor een babbel en het uitwisselen van meer persoonlijke ervaringen. Correspondentie en informatieoverdracht verloopt bijna uitsluitend per e-mail.

Er zijn regelmatig contacten met verschillende andere organisaties binnen Nederland, te weten:
  • Diaconie Protestantse Gemeente Zutphen
  • Protestants Dienstencentrum regio Zuidoost
  • Kerk in Actie
Activiteiten
Activiteit Datum/
periode
Functie/doel
Werkgroepvergadering: Maandelijks een avond Voorbereiden, nabespreken van activiteiten
Overleg met diaconie Jaarlijks en waar nodig ad hoc Coördineren met diaconie
Publicaties ‘KerkZin’ 2 Maandelijks Voorlichting aan gemeenteleden
Publicaties Kerkbrief Wanneer er nieuws is Voorlichting aan gemeenteleden
Werelddiaconaatszondagen 1e zondag feb & 2e zondag okt Informatieverstrekking
Project correspondentie Adhoc, op initiatief van de ZWO contactpersoon Betrokkenheid bij het project verbeteren en het delen van gaven te stimuleren.
Projectcoördinatie 2 Maandelijks Onderhouden van contacten met projectvoerders;
Informatie over voortgang





















 

terug
 
 
LAATSTE NIEUWS:
 
Nashville-verklaring
meer
 
Jaarthema 2018-2019 Geroepen tot elkaar
meer
 
Adressen kerkgebouwen:

De Wijngaard
Wilhelminalaan 3,
7204 AB, Zutphen

Sint Walburgiskerk
Kerkhof 3,
7201 DM, Zutphen


 

 
 
Protestantsekerk.net is een samenwerking tussen de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland en Human Content Mediaproducties B.V.